مهارت پاسخگویی در محل کار، علاوه بر پاسخ به‌موقع به پیام‌ها و درخواست‌ها، شامل توانایی پیش‌بینی نیازها، تصمیم‌گیری آگاهانه در موقعیت‌های غیرمنتظره و استفاده سریع از فرصت‌های ایجادشده می‌شود. چنین مهارتی همچون راداری که شناسایی فرصت‌ها و مشکلات را به محض ایجاد آن‌ها ممکن می‌سازد و به طبع آن افراد و کسب‌وکارها را در محیط کار و رقابت از دیگران پیش می‌اندازد. به هر جهت در بازارهایی که به سرعت در حال رشد هستند و رقابتی شدید در جریان است، پاسخگویی تبدیل به یک الزام برای موفقیت تجاری می‌شود. اما پاسخگویی جنبه مهم دیگری هم دارد که به‌عنوان یک مهارت در عملکرد افراد در مواجهه با پیشامدهای محیط کار و روال انجام فعالیت‌های حرفه‌ای یک امتیاز مثبت محسوب می‌شود. مهارت پاسخگویی یک دارایی ارزشمند است که باعث می‌شود افراد در مقابله با موقعیت‌های مختلف عملکرد مدیریتی بهتری داشته باشند و با قدرت حفظ سلامت روان، بتوانند تعادلی بین مسئولیت‌های حرفه‌ای و رفاه شخصی برقرار کنند که در نتیجه آن محیط کاری سالم‌تر و باارزش‌تری شکل خواهد گرفت.
در توضیح بیشتر مهارت پاسخگویی می‌توان به چند ویژگی اشاره کرد، شامل: تلاش در جوابگو بودن نسبت به مسئولیت‌های خود و اعضای تیم، متعهد بودن نسبت به وظایف و مسئولیت‌های مدیریتی و موفقیت سازمان و پیامدهای آن. در این زمینه فرد، خود و دیگران را برای اعلام نتایج قابل اندازه‌گیری با کیفیت بالا، به‌موقع و مقرون‌به‌صرفه مسئول می‌داند، اهداف و اولویت‌ها را تعیین می‌کند و ضمن چنین عملکردی خود را در قبال نتایج حاصل از برنامه‌ریزی‌هایی که صورت داده متعهد می‌داند. اگر بنا باشد به‌صورت دقیق از مصادیق مهارت پاسخگویی نام برده شود، می‌توان آن‌ها را به این ترتیب ذکر کرد:
-
پاسخگویی در قبال وظایف و مسئولیت‌های مدیریتی خود به کلیه ذینفعان و ارائه توضیحات منطقی و قانع‌کننده نسبت به ابهامات ایجادشده
-
پذیرش پیامدهای تصمیمات و نتایج آن‌ها
-
نسبت ندادن دلایل پیشامدها به عوامل بیرونی
-
برخورداری از التزام عملی و درونی به رفع و جبران نواقص در زمان ممکن
-
جسارت پذیرش نقص‌ها و اعلام آن‌ها
-
تطبیق خود و اشتباهات خود با سیستم‌ها و قوانین طراحی‌شده در راستای کنترل ایشان
-
تعهد قوی به موفقیت سازمان و ترغیب دیگران به داشتن این تعهد
-
تلاش برای ایجاد یک محیط مشوق در راستای پاسخگویی و پایبندی به کدهای اخلاقی
-
به نمایش گذاشتن تصویری متقاعدکننده و انگیزه‌بخش از قبول مسئولیت و پاسخگویی
-
تأکید مداوم بر کدهای اخلاقی و نحوه اجرای آن
در این بین سازمان نقش بسیار تعیین‌کننده‌ای در تقویت و ترویج مهارت پاسخگویی دارد که با تعریف یک ساختار درست، فرآیندهای شفاف و ارتباطات روان می‌تواند به پاسخگویی بهینه کمک کند. در اصل میزان توجه و نوع نگاه سازمان یا شرکت به چنین مهارتی‌ست که می‌تواند روی ارتقای آن اثرگذار باشد. مجموعه وطن‌زرین از جمله شرکت‌هایی‌ست که توجه ویژه‌ای به این مهارت دارد و آن را به‌عنوان شایستگی افراد و یک ویژگی برتر برمی‌شمرد. این مجموعه تلاش دارد برای خود و دیگران محیطی را فراهم کند که در آن تعهد و جوابگو بودن به موضوعات تشویق شوند و همچنین افراد بتوانند به کدهای اخلاقی پایبند باشند.
بعد از پی بردن به اهمیت پاسخگویی، یک موضوع قابل بحث دیگر مطرح می‌شود و آن اینکه سازمان‌ها چگونه می‌توانند پاسخگویی را بهبود ببخشند؟ روش‌هایی وجود دارد که به‌واسطه آن می‌توان پاسخگویی را گسترش داد:
در ابتدا باید به محیط حرفه‌ای خود آگاه بود. هرچه بتوان از محیط، روندها و انتظارات آگاهی بیشتری داشت و از آنچه در اطراف در جریان است بیشتر دانست، امکان واکنش سریع‌تر به‌وجود می‌آید.
بعد از آن باید مهارت‌های مدیریت زمان را توسعه دارد و وظایف را طوری سازمان‌دهی کرد که وقت آزاد برای واکنش به موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده وجود داشته باشد.
در نهایت باید ارتباطات را جدی گرفت و به‌طور منظم با تیم، همکاران و مشتریان در تماس بود، چراکه ارتباطات شفاف قدرت پاسخگویی را افزایش می‌دهد و در حل سریع‌تر مشکلات اثرگذار است.
باید این نکته را به خاطر سپرد که فضاهای کاری بهینه‌شده و با زیرساخت‌های اصولی، نقشی اساسی در پاسخگویی حرفه‌ای دارند، در واقع چنین محیط‌هایی با دسترسی به منابع، همکاری مؤثر، کنترل اطلاعات و ایجاد شرایطی مساعد برای تصمیم‌گیری سریع، پاسخگویی را بهبود می‌بخشند.
منابع:
https://www.deskeo.com/en/blog/advice/responsiveness-in-the-workplace/